Start med at forklare: Hvad det er I gør?

Jeg er projektleder i en virksomhed der tilbyder Cloud baseret software for håndværkere, kaldet Ordrestyring.

I en iværksættervirksomhed som vores, er det projektleders rolle at have det store overblik over forretningen og samtidig være klar til at tage nye opgaver.

At hoppe fra opgave til opgave igennem hele dagen, er normalt workflow for mig og jeg ved aldrig hvad den næste opgave bringer – det er næsten det modsatte mindset af TimeBlock.

Min vigtigste rolle er at vi leverer et højt niveau af kundeservice, hvilket betydet at jeg skal lede kundeserviceteamet og sørge for et konstant informations flow mellem vores supportteam og udviklingsteamet.

Hvorfor valgte I at arbejde efter TimeBlock metoden?

Det var nødvendigt for os at få et planlægningsværktøj for at sikre en høj standard af kundeservice og høj standard på udvikling af vores produkter.

Vi kæmpede med at vi ikke nåede vores deadlines, hvilket var deadlines vi selv estimerede og planlagde.

Vi havde to primære forhindringer i vores arbejde – software problemer og softwareudvikling. Specielt vores softwareudvikling var svært at planlægge og mange af opgaver blev udsat når noget mere vigtigt opstod.

I sidste ende var der vores kunder som blev taberne, fordi vi ikke leverede hvad vi havde lovet, igen og igen.

Noget måtte ændres!

Hvor lang tid tog det at implementere TimeBlock i jeres organisation?

Jeg tror stadig vi er i gang med det, eftersom alle er påvirket af det, selv de teams som ikke bruger TimeBlock metoden.

Den største forandring er IKKE at forstyrre udviklingsteamet og vente på at de får afsluttet deres TimeBlocks, dette er den største udfordring for alle –´mig selv inklusiv.

Hvilket fordele har du, dine medarbejdere og dine kunder af TimeBlock metoden?

Som jeg svarede tidligere så missede vi deadlines og kunderne blev taberne.

Det vi lærte var, at vores kunder krævede svar på 2 spørgsmål: for det første om deres forespørgsel er mulig og for det andet hvornår den ønskede funktion bliver implementeret.

Den præcise dato er ikke så vigtigt. Det vigtigste er dog løbende opdateringer på, hvor i processen vi er med udviklingen.

På samme måde er det nødvendigt for kundeserviceteamet at vide hvor i processen eller hvilket stadie udviklingsteamet er i, når de skal informere vores kunder – de har brug for at kunne gøre det med troværdige løfter og deadlines.

Det er forfærdeligt for en supporter, når de ikke ved hvad de skal fortælle kunden eller må undskylde for at en funktion bliver forsinket igen og igen.

Fordelen ved at bruge TimeBlock er at begge teams er mere transparente og at kommunikationen flyder bedre, fordi vi har det samme udgangspunkt og overblik over vores proces.

Vi kan altid gå tilbage og kigge i TimeBlockene. Derfor bliver kunderne vindere i sidste ende og det falder tilbage på os.

Ikke mindst har TimeBlock metoden ændret min måde at være tilstede på. Jeg kan stole på at jeg bliver informeret, hvis noget bliver udsat. Jeg behøver ikke have en halvt øje på udviklingsteamet og mit fokus kan derfor være på det som det bør: Kundeserviceteamet og kunderne.

— Nete Poulsen, Ordrestyring.dk