Start med at forklare: Hvad det er I gør?

Jeg driver en konsulentvirksomhed hvor vi laver marketingsservices på månedligbasis for vores kunder. Det betyder at vi har brug for sikre at alle kunder får hvad de betaler for – men også prøver at gøre vores virksomhed så effektiv at vi bliver en produktbaseret virksomhed, hvor vi kan vokse uden altid at ansætte flere konsulenter.

Hvordan holdt I styr på opgaver og ressourcer, før I begyndt at arbejder efter TimeBlock metoden?

Jeg har undersøgt flere opgavestyringssystemer – jeg har faktisk bruge en hel weekend på at teste opgave- og projektstyringssystemer.

Før TimeBlock brugte vi en kombination af Excel, Podio, Google kalender og whiteboard. Og vi missede stadig deadlines og opgaver.

Hvorfor valgte I at arbejde efter TimeBlock metoden?

Jeg blev introduceret til TimeBlock og min første tanke var: Er det virkelig så enkelt?

Men efter introduktionen til TimeBlock, var jeg ivrig efter at komme i gang og vi begyndt implementeringen kort efter.

Jeg kunne se at denne metode var alt det jeg havde brug for: Enkel opgavestyring, et komplet billede af alle vores projektet og nemt at forstå for mine medarbejdere.

Havde I nogle problemer med at komme i gang med TimeBlock?

Ja! Jeg havde en medarbejder som blev så frustreret at han var ved at sige op!

Det var fordi han prøvede at presse en 40 timers arbejdsuge ind i en 40 timers arbejdsuge – hvilket er umuligt fordi du skal sikre at det er muligt at komme igennem alle dine opgaver, også selvom du bliver afbrudt i løbet af ugen.

Men det var et virkeligt godt scenarie og det lykkede os at tale om det – og ugen efter var der ingen problemer.

Alle medarbejderne skulle lige vænne sig til metoden, men det tog kun 2-3 uger – alle vores kunder syntes metoden var fantastik! Fordi pludselig vidste de faktisk hvad vi ville arbejde på den kommende uge.

Hvilket fordele har du, dine medarbejdere og dine kunder af TimeBlock metoden?

Mine medarbejdere har fået en mere rolig og rar arbejdsuge – det er nu muligt at komme igennem alle de opgaver de planlægger at lave.

Vores kunder får bedre service og en del af dem har endda lyst til selv at bruge TimeBlock metoden.

Jeg har en meget roligere uge – fordi alle mine ansatte nu ved hvad de skal gøre og vi bruger ugens første TimeBlock på at planlægge resten af ugen. Det betyder at alle mine medarbejderes spørgsmål er besvaret på vores ugentlige møde. Før TimeBlock blev jeg forstyrret i løbet af dagen fordi vi faktisk ikke vidste hvad vi skulle arbejde på i løbet af ugen.

Det lyder meget enkelt og logisk – men planlægning blev vores løsning.

Martin Bengaard, CEO SENSE Marketing