Går du rundt og føler, at du har for travlt til at nå det hele?

I medierne, på arbejdspladserne og i hjemmene bliver vi konstant mindet om, at vi skal være mere effektive og om, at vi skal nå mere på mindre tid.

Vi sover for lidt, arbejder for meget og bruger en masse tid på at køre til det ene og det andet, og alligevel ender vi ud med en følelse af, at vi aldrig når ”nok” og at den tid vi har, ikke slår til.

Hvis vi gerne vil nå det vi skal og gerne vil gøre det ordentligt, så skal vi udnytte tiden

Men vi skal ikke bare udnytte den, vi skal udnytte den ordentligt og på en ansvarlig måde, samtidig skal vi være opmærksomme på, hvad vi bruger tiden på.

Prøv at spørg dig selv, hvornår du sidst var opmærksom på, hvad du brugte din dag på og hvilke opgaver du valgte til og fra?

Skiftet du skal foretage er at gå fra at være i tiden, bare følge med strømmen og lade dig styre af eksterne impulser, til at bruge tiden som den knappe ressource, den er.

Tid er en den eneste ressource, som vi alle har lige meget af. Uanset om vi er rige eller fattige, høje eller lave, så har vi alle kun 24 timer i døgnet at bruge af. Nogle mennesker sover selvfølgelig mere end andre, men udover denne ene faktor, så er det afgørende spørgsmål, hvordan vi udnytter tiden. 

Det er for mange svært at sige nej til at hjælpe en kollega med at løse en opgave, selvom vi ved, at vi ikke har tid til at hjælpe. Problemet er, at vi lader os styre af eksterne impulser, så vi ikke når at få løst vores egne opgaver og det resulterer i, at vi føler os mere pressede. Tænk over, hvornår du sidst valgte at sige nej til en opgave/mulighed, fordi du ikke havde tid?

Din arbejdstid (bør være) en fast størrelse, der ikke kan strækkes, stoppes eller udvides.

Sker dette, vil det gå udover over dit mentale overskud, din familie, søvn og fritid. Prøv at spørg dig selv, hvad du gør for at sikre dig, at din arbejdstid ikke bliver strukket så meget, at den spiser din familie eller fritid og hvor meget tid du egentlig har du sat af til hvert af disse områder?

Fra ”flyde med tiden” til at ”udnytte tiden”
Alle opgaver tager tid at løse, men hvor lang tid afhænger utroligt meget af det set up du har, når du går i gang med at løse opgaven. Samtidig afhænger det af, hvordan dine omgivelser er, mens du sidder og løser opgaven.

I et vidensbaseret samfund, som vores, støder vi mest på opgaver, som kræver at vi bruger vores kognitive evner til at løse dem. Det vil sige evner såsom kreativitet, problemløsning og viden.

Desuden har de fleste mennesker mange forskellige opgaver, de skal løse, inden for forskellige områder, med forskellige redskaber og af forskellig længde. Dette vanskeliggør en ordentlig planlægning af deres hverdag.

Heldigvis findes der en løsning. Løsningen er, at du forstår dine opgaver, med dette menes, at du kigger på din uge og inddeler dine opgaver i “ensartede opgaver”. De ensartede opgaver er dem, der er en del af din daglige rutine.
Det kan være opgaver såsom at tjekke og svare mails, afrapportering, møder, problemløsning og andre opgavetyper, som er specifikke for dig.

Nogle opgaver kan du løse, når du har tid til overs, fordi de tager få minutter og ikke stiller store krav til dig. Mens andre opgaver kræver, at du er tilstrækkelig frisk og ikke har opbrugt dine mentale kræfter endnu.

Tilbage er de større opgaver, som tager længere tid og kræver, at du fordyber dig og er fokuseret – opgaver som kræver flow.

Flow
Når vi løser kreativt svære opgaver, som rapportering til ledelsen, programmering, eller enhver anden opgave, som kræver vores fulde hjernekapacitet, er det afgørende, at vi er i flow.
Flow er en tilstand, hvor vi er opslugt af vores opgave, men samtidig er i stand til at holde mange flere bolde i luften, end normalt.

Når vi er i flow, er vi i stand til at løse meget mere komplekse opgaver, end normalt. Nogle opgaver kan faktisk kun løses, når vi er i flow. Derfor vælger mange at lave disse ting om aftenen, i weekenderne, eller på en hjemmearbejdsdag, hvor de kan få fred og ro fra forstyrrelse og fordybe sig i opgaven.

Grunden til dette er, at vi egentligt godt ved, hvad der sker, når vi bliver forstyrrede i flow: Det tager 25 minutter, i gennemsnit, at komme tilbage til der, hvor vi var. De 25 minutter bliver spildt, fordi vi ikke løser vores opgaver, men blot er i gang med at finde tilbage til flowet.

En anden vigtig ting, som du skal vide om flow er, at det kræver tid at komme i flow og tid at komme ud af det. Det kan tage alt fra 10-30 minutter at ”forsvinde” i opgaven og glemme alt omkring en.

Disse to parametre gør, at det er utroligt vigtig at have rigeligt tid, når du skal løse en flow krævende opgave. Samtidig er det utroligt vigtigt ikke at forstyrre andre, når de sidder i flow. Det koster nemlig alt for meget tid at gøre det!

Alt for ofte ses det, at ledere går ind og forstyrrer deres ansatte, uden at have respekt for den tid, som spildes ved det. Tænk over, hvor ofte du har talt til en ansat i løbet af en dag? Hvis det er mere end 1 gang i timen, så kan du være sikker på, at de aldrig har været i flow.

Det du skal spørge dig selv om, næste gang du skal til at afbryde en ansat er, om det virkelig ikke kan vente (og skrive det på en e-mail) eller om omkostningen (25 minutter flow tid) er det værd.

Ofte finder jeg selv frem til, at det ikke er forstyrrelsen værd og venter til senere med at få afklaring og svar på mit spørgsmål.

Arbejdende i flow
Når du og dine kollegaer begynder at respektere hinandens flow, vil I hurtigt opdage, at I kan begynde at nyde jeres arbejde igen. Det er nemlig igennem den rolige fordybelse og flowet, at tilfredsstillelsen kommer. Tilfredsheden med kvaliteten af sit arbejde og tilfredsheden med måden, man disponerer sin tid på.

I vil desuden lære at samle ensartede opgaver til en bunke, som I kan løse, når I er i flow. Derved vil I være i stand til at nå flere opgaver og levere dem i en bedre kvalitet. Der er ingen grund til at hoppe mentalt, fra opgave type, til opgave type, med de omkostninger, som et sådan kontekstskifte har i lead in og lead out af flow.

Samtidig vil respekten mellem jer vokse. En respekt for, hvordan I bruger jeres egen tid og en forståelse for, at I ”hugger” tid fra hinanden, når I forstyrrer hinanden.

God fornøjelse!